Các bước trong quy trình tính lương của doanh nghiệp

1. Xử lý dữ liệu chấm công.

Hiện nay các doanh nghiệp đều đã có các phần mềm chấm công hỗ trợ việc xử lý dữ liệu chấm công xuất ra từ máy chấm công. Tuy nhiên các phần mềm chấm công thì chưa tối ưu hoàn toàn với công việc tính lương vì công việc tính lương vẫn dùng file excel để tính nên cần phải xử lý dữ liệu chấm công thành các ký hiệu chấm công phục vụ tốt cho công việc chấm công, tính lương.

2. Quản lý các ngày nghỉ, làm thêm giờ của người lao động.

Các doanh nghiệp chưa biết cách quản lý các ngày nghỉ của người lao động mặc dù các doanh nghiệp đã thiết kế các file quản lý ngày nghỉ, làm thêm giờ rất đẹp, rất hoàn chỉnh. Nhưng nó lại không thể liên kết được với bảng chấm công, thậm chí rời rạc, dẫn tới việc quản lý ngày nghỉ, làm thêm giờ không chặt chẽ, nhân viên thực hiện công việc thì quá tải, áp lực… Vì vậy cần phải tạo ra sự liên kết giữa các file quản lý ngày nghỉ, làm thêm giờ và bảng chấm công để giảm thời gian, áp lực làm việc của nhân viên thực hiện chấm công, tính lương.

3. Lập bảng chấm công.

Khi đã thực hiện tốt, tại mục 1 và mục 2 thì bảng chấm công lúc này đã có thể tự động chạy mà không cần thao tác tay nhiều nữa.

4. Tổng hợp các thông tin liên quan về tiền lương.

Đây là khâu cực kỳ vất vả của nhân viên tính lương kể cả nhân viên tính lương có kinh nghiệm lâu năm, đặc biệt càng trở nên khó khăn đối với những nhân viên mới bắt đầu công việc tính lương. Để khắc phục điều này, nhân viên tính lương cần thiết kế một file hoặc một biểu mẫu để tổng hợp các thông tin liên quan về tiền lương của người lao động, nếu làm được như vậy thì nhân viên tính lương sẽ kiểm soát rất tốt thông tin lương mà không sợ bỏ sót các thông tin nào cả.

5. Tổng hợp thông tin về bảo hiểm.

Nhân viên tính lương hiện nay đang làm sai việc tổng hợp thông tin bảo hiểm là ở chỗ họ lạm dụng các công thức excel để cho excel tự tính bảo hiểm, chứ không thực hiện đối chiếu với cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc nhân viên bảo hiểm xã hội. Điều này là tác hại rất lớn về lâu dài doanh nghiệp sẽ dần dần thu tiền bảo hiểm xã hội sai hoàn toàn với số tiền mà cơ quan bảo hiểm xã hội báo cho doanh nghiệp đóng hàng tháng.

6. Tổng hợp thông tin về thưởng.

Thưởng là một khoản tiền mang ý nghĩa động viên rất cao đối với người lao động, nên nhân viên tính lương cần phải tách việc tính thưởng thành file riêng để có thể kiểm soát chặt chẽ, tính toán cho chính xác chứ không nên gộp chung vô file tính lương để tính thưởng. Riêng đối với các khoản thưởng KPI, doanh số phải chi hàng tháng thì bắt buộc phải gộp vào file tính lương để dễ quản lý, cũng như đảm bảo tính ổn định trong việc tính toán.

7. Tổng hợp thông tin về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với thông tin liên quan tới thuế thu nhập cá nhân, nhân viên tính lương cần phải tự đi thu thập các khoản thu nhập chịu thuế của người lao động để đảm bảo thu nhập chịu thuế không bị bỏ sót. Ngoài ra, cũng thu thập thông tin là người lao động thuộc đối tượng cá nhân cư trú hay cá nhân không cư trú để áp dụng mức thuế cho chính xác.

8. Thực hiện tính lương.

Dựa trên các quy định của luật pháp, quy chế trả lương – thưởng của công ty để lập các công thức excel tính lương. Nguyên tắc áp dụng xuyên suốt khi tính lương đó là thiết lập công thức excel tính lương phải ổn định, thống nhất suốt khoảng thời gian dài, tuyệt đối không được thay đổi mỗi tháng mỗi công thức excel tính lương. Ngoài ra khi thực hiện tính lương đều phải dựa trên văn bản hoặc chứng từ rõ ràng, chứ không thực hiện tính lương theo bất kỳ lời nói nào vì lời nói gió bay khi xảy ra vấn đề rủi ro nhân viên tính lương sẽ không có bất cứ chứng cứ chứng minh đã tính lương theo chỉ đạo của cấp trên.

9. Chuyển khoản.

Trong thủ tục chuyển khoản, các doanh nghiệp thường yêu cầu nhân viên tính lương phải lập đề nghị chuyển khoản với mục đích để biết số tiền chuyển khoản là bao nhiêu, đính kèm theo đề nghị chuyển khoản là bảng danh sách chuyển khoản để thực hiện chuyển khoản.

10. Gửi phiếu lương.

Theo luật lao động năm 2019, tất cả doanh nghiệp đều phải gửi phiếu lương cho người lao động sau khi đã tính lương nếu doanh nghiệp nào không thực hiện sẽ bị phạt tiền. Việc gửi phiếu lương trong thời đại 4.0 như hiện nay sẽ được thực hiện miễn phí bằng email thông qua tính năng mail – merge của phần mềm office hoặc thông qua một phần mềm do doanh nghiệp bỏ tiền ra để xây dựng.

11. Lưu trữ hồ sơ và kết thúc quy trình tính lương.

Việc lưu trữ hồ sơ tính lương cực kỳ quan trọng vì nó sẽ lưu trữ lại toàn bộ chứng từ làm cơ sở tính lương trong tháng, nếu không lưu trữ hồ sơ cẩn thận, kỹ lương thì khi xảy ra thanh tra, kiểm toán thì nhân viên tính lương sẽ gặp rất nhiều bất lợi cho việc giải trình cách tính lương của mình.

Trên đầy là toàn bộ một quy trình tính lương cơ bản mà bất kỳ nhân viên tính lương nào cũng phải trải qua, hy vọng với bài viết này giúp cho các bạn hình dung ra được các công việc mà một nhân viên tính lương cần phải làm.

Chân thành cám ơn.

______________________________________________________________________________________________________________________________

Đọc thêm các bài viết khác

– Chế độ con mất sau sinh

– Chế độ BHYT 05 năm liên tục